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电子文件对档案业务管理工作的影响及对策
焦
慧 青
电子文件是信息社会中信息记录的主要形式。它是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：一是电子文件是需要借助现代办公设备才能阅读利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；三是电子文件的利用是可以共享的；四是电子文件对环境的温湿度、防磁性等保存条件的要求很高。
电子文件对档案业务管理工作的影响
1、以往的档案工作是以纸质文件材料为对象，而现在的电子文件则是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行删改。当文稿形成后，马上存贮到办公信息系统中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。但经过长期实践，纸质档案的管理工作已形成一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作既是档案工作流程的第一步，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成或处理完毕，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围不仅是办理完毕，具有保存价值的文件，而且还有与该文件相关的读取软件甚至应用系统。
2、电子文件的信息与载体具有可分离性，因此档案实体分类将会被概念分类整理所取代。由于实体分类的结果只能体现一种属性联系，即单线排列的方式。它是手工操作管理档案的需要，而电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整理排序，不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3、由于电子文件的保存价值与原来的档案价值相比，其理论分析范围将会扩大，取决于电子文件自身价值和可读性的鉴定方法、内容、标准都将发生变化，要分析电子文件的读取软件甚至应用系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和利用等方面也与纸质文件存在诸多不同之处。
在档案业务管理中应采取的对策
1、做好电子文件归档的技术处理工作。电子文件归档要求档案工作者必须对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护好电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。
2、处理好电子文件的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。从理论上讲可以长期保存，但电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，电子文件中原始信息能否长期保存是个需要档案工作者进行深入研究和探讨的课题。目前，对于重要的、需要长久保存的电子文件，定期进行复制，以防信息损坏或丢失。
3、档案工作者知识结构的变革势在必行。档案工作者要适应信息技术和档案事业的发展，必须通过各种途径、多层次，采取积极措施进行知识更新，同时学习、引进、利用国内外信息技术的成果，使自身拥有广博的知识，撑握各类先进经验，以适应信息技术不断发展的需要。这也是档案工作迎接信息技术革命挑战的最根本的对策。
作者单位：吉林市船营区园林管理处
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